مستند سازی در تجارت ، بنویسیم ،تا بخوانیم

شاید برای شما هم اتفاق افتاده باشد که وقتی به یک رویداد یا خبر و یا مشکل بر می خورید سعی می کنید رویدادهای مرتبط را از نظر زمانی از کمی گذشته تا کنون بررسی و مرور کنید تا جریان و دلایل اتفاقات برایتان ملموس تر بشود . این نوع روش وقتی در کسب وکارتان اتفاق می افتد قاعدتا به دلیل فشار روانی مسئله سعی بر حل و نه بررسی دلایل خواهید داشت که منطقی و سریعترین راه حل مسئله است . همواره مشکلات و بحران ها دلایل و زمینه هایی دارد که اگر بررسی شود گاهی مرتبط و گاهی غیر مرتبط هستند اما یک ویژگی دارند و آن امکان پیشگیری یا کاهش تبعات را در گذشته داشتند و همه آنها در حال حاضر سخت تز از گذشته امکان حل و رفع اشان وجود دارد . با یک نگاه به خداوند متعال که مطمئنا بهترین مثال و مرجع است به شروع یادداشت می رسم ، خداوند همواره همه کائنات را در لحظه بررسی و مدیریت و کنترل می کند . به نظر این نوع عمل از ما بر می آید ؟ آیا ما هم می توانیم همه عوامل را با هم ببینیم و اثرات هریک بر دیگری را اندازه گرفته و مشکلات را بهتر حل کنیم ؟ برای شما اتفاق می افتد که دوستی جریانی از بروز یک مشکل را از ابتدا برایتان بازگو می کند و شما برایش نتیجه گیری و گاهی رفع مشکل می کنید . به عقیده من لازمه یک کسب کار برای پایداری مستند سازی است . زمانی که در حوزه نرم افزار فعالیت تخصصی تر داشتم مستند سازی یک لازمه برای تولید نرم افزار بود که به نظر روشی استاندارد بود که برای تولید نرم افزار باید صورت می گرفت . اما چرا ؟ بروز مشکلات ، تغییر نیروهای تولید کننده و برنامه نویسان در آینده موجب تولید این مستندات بود ، وقتی نیروهای برنامه نویس تغییر میکرد و مشکلی بروز می داد با توضیحات میان سورس برنامه و مستندات مربوطه به جای مرور زمان گیر کل کد ها به منبع بروز مشکل می رسیم . اما مستند سازی چیست و چگونه انجام دهیم ؟ به دنبال روالهای تاثیر گذار در کسب و کار خود باشید ، ارتباط با مشتری ، مقادیر و بازخورد ها از عواملی چون تبلیغات ، سود ها ، شکایات و .... برای این روالها جداولی تهیه کنید ، با ستونهایی که میزان هر آیتم برای هر رویداد را نگه دارد ، مثلا برای تبلیغات برای هر بار تبلیغ تعداد تماسها ، میزان هزینه و ... را ثبت نمایید . این دو مطلب تنهاترین و ساده ترین راه و شاید ابتدایی ترین راه مستند سازی است . کافیست این روالها را در کسب وکار خود نهادینه کنید و بصورت یک قانون و عادت برای کارکنان خود و نیز خودتان دربیاورید . تا اینجا به نظرم کار بسیار سختی نیست ، برای اولین قدم فقط کافیست به مرور سعی بر تهیه این مستندات شود . حال شما در پروسه ای قرار گرفته اید که می توانید از این مستندات استفاده کنید اما چگونه ؟ امیدوارم قبول داشته باشید که مرور زمان و اضافه شدن این مستندات یک تاریخچه از یک رویداد را ایجاد می کند . حال بیایید ببینیم چه اتفاقی خواهد افتاد ! شما قدمهای یک روال را در کسب وکارتان ثبت کرده ایم و این ثبت در یک بازه زمانی تولید یک قصه می کند ! آری دوستان شبیه همان قصه ای که نزدیکان ما از رخداد های خودشان برای ما تعریف می کنند . یعنی می توانید بعد از مدتی از شما پرسید که برایم قصه تبلیغات خودتان را تعریف کنید و شما براحتی می گویید وقتی از این رسانه تبلیغ می کنم این نوع مشتری و در این زمانها تماس می گیرند و به این نتیجه رسیدم که ..... بله دوستان شما وقتی این قصه را تعریف می کنید ناخود آگاه نتیجه میگیرد ... مغز شما تاثیر پذیر از ناخوداگاه شما و بر اساس یک جریان منظم و تحت بازرسی و کنترل و مانیتور شده تحلیل می کند و نتیجه می گیرد . و این چیزی است که بنده اصرار دارم که عزیزان همراه انجام دهند . و امیدوارم وقتی این مستندات را تکمیل و تکمیل تر می کنید هر لحظه بتوانید به آن رجوع کرده و ببینید که چه شده که رویدادی رخ داده است . تا اینجا به نظر کار سختی در پیش ندارید چون با یک تغییر کوچک می توانید کسب و کار خودتان را تحت کنترل بیشتری داشته باشید . حال برسیم به یک نتیجه دیگر از این روش خوب : یک نیروی جدید وارد کسب و کار شما شده است و قرار است تحت اموزش قرار بگیرد مطمئنا اشتباهات و وقتی که از دیگران می گیرد در واقع هزینه آموزش این نیروی جدید محسوب می شود . اما اگر شما روش های بالا را برای روالهای کاری واحد های خود و رسم و رسوم و دانش های داخل کسب و کارتان نیز اجرا کنید و این مستندات در واقع قوانین و در معنای سازمانی به صورت بخش نامه در کسب و کار شما موجود باشد ، از بخش اعظمی از اشتباهات و تعبیر نادرست و انتقال اشتباه پیشگیری می شود . و یک نیروی جدید در ابتدای ورود خود می تواند بخشی از دانش و روالهای و در واقع راه و رسم کسب وکارتان را بیاموزد و زودتر به نیروی قابل استفاده برسد . دوستان همراه و بزرگوار من ، در کسب و کار سعی کنید این عادت خوب را در خود نهادینه کنید تا بتوانید در هر لحظه وضعیت هر بخش از کسب و کار خود را بازرسی و از بروز برخی بحران ها جلوگیری کنید . شاید شما عزیزان هنوز هزینه برای برخی ابزارها برای نگهداری و تولید و مدیریت این مستندات همچون crm و غیره را در اولویت پایین تری در نظر گرفته باشید اما سعی من در این یادداشت این است که شما عادت و انجام این روشهای درست و استاندارد را تجربه و استفاده کنید و هرگاه تصمیم به استفاده از این ابزارها را لازم دیدید خودتان و کارمندانتان به این تغییر حالت کمک کننده و تسریع بخش کارهایتان نگاه کنید . بزرگواران همراه ، یک پزشک وقتی برای یک بیمار بهترین تصمیم را می گیرد که سابقه بیشتری از رویدادهای رخ داده برای آن بیمار و اطلاعات بیشتری داشته باشد تا بتواند در واقع قصه بیماری بیمار خود را بشنود . خداوند متعال هم در برخورد با ما وقتی چیزی از او می خواهیم یا در روند زندگی ما به قصه های ما نگاه می کند ، اگر ببینید هنوز رشد و تعالی لازم برای رسیدن به یک مقام را نداریم و آنرا از او طلب می کنیم سعی می کند با رخ دادن عواملی که ما را برای آن موقیعت رشد می دهد ما را به ان نزدیک کند ، شاید فلسفه دیر رسیدن به ارزوهایمان همین باشد که هنوز برای آن موقعیت امادگی نداریم . برایتان آرزوی شنیدن قصه های خودتان را دارم تا آنرا از زبان تجربه نشنوید !
مهران محمدی