چشمی به نام نظارت

این یادداشت را با یک مثال شروع می کنم ، شما یک خودرو خریداری می کنید و در طول استفاده از این خودروممکن است یک قطعه یا یک بخش دچار مشکل شود و شما را بالاجبار راهی اتوسرویس کرده ومشکل رفع می گردد ، در این پروسه علاوه بر صرف هزینه و زمان یک اتفاق دیگر هم می افتد ، شما در چک کردن ها دوره ای عملکرد آن بخش را هم در چک لیست بررسی ها قرار می دهید و در واقع حساس می شوید و حتی وقتی همان نوع ماشین را بخواهید به عنوان خریدار یا مشاوره توصیه کنید تاکیدی نیز بر آن بخش مشکل دار می کنید . پروسه فوق دو نکته را در بر می گیرد : نظارت و حساسیت با این دو نکته به ادامه یادداشت می پردازیم . هر کسب و کاری با بخش های مختلفی چون منابع انسانی ، منابع مالی و مشتریان ، رقبا و .... حیات خود را ادامه می دهد . همواره به دوستانی بر خورده ام که پس از یک اتفاق به فکر پیشگیری از آن می افتند . پس از رفتن یک پرسنل خوب ، پس از کاهش مشتریان یا افزایش رقبا . توصیه اصولی در نظارت بر کسب و کارها استفاده از اصول و روشهای استاندارد نظارتی است ، یا حتی در ساده ترین شکل مستند کردن وضعیت روزانه یا هفتگی کسب وکار . وقتی شما آمار و وضعیت آیتم های کسب و کار خود را سنجش و مستند می کنید در واقع می توانید نموداری از وضعیت کل کسب و کار خود رسم کنید که به شما اولا نشان می دهد که کجا هستید و دوما رابطه این آیتم ها را با یکدیگر نشان می دهد . بطور مثال وقتی مثلا در یک ماه رسانه تبلیغاتی شما یا حتی متن تبلیغ شما تعدادی مشتری ایجاد می کند و تغییر آن کاهش یا افزایشی ایجاد می کند براحتی می توانید دریابید که نقاط قوت یا ضعف شما کجاست ، یا در بخش منابع انسانی (که به طور خلاصه روشهایی را در همین وب سایت مطرح کرده ام و بطور مفصل تر در دوره های سازمانی) با استفاده از گزارش ها و بازخوردها افراد ضعیف و قوی در انگیزه را شناسایی کنید . آری آمار و ارقام ساده ترین شکل این مستند سازی است ، چه تعداد در چه زمانی ساده ترین سوالی است که می توانید در هر بخش از کسب و کار خود بپرسید . به اعداد و زمان ها حساس باشید ، شما در واقع راهی که آمده اید را با اعداد و ارقام رسم می کنید تا راهی که قرار است بروید را قبل از رفتن بسنجید. اندازه گیری بازخورد ها بر حسب زمان در تبلیغات ، گسترش دانش به صورت خودجوش در بین منابع انسانی ، رصد راه و روش رقبا و اندازه گیری هزینه و رضایت جذب و نگهداری مشتریان شاید ساده ترین اما مهمترین نکاتی است که در عین سادگی بسیار شما را در بررسی ، پیش بینی و نظارت کسب و کار خود قدرتمند می سازد . شاید اصطلاح "دیده بان بازاریابی " در بخش بازاریابی از استاد بزرگوار ، دکتر روستا گواه اهمیت این نظارت است . خوشبختانه در عصری زندگی می کنید که مدیریت تقریبا در زندگی عامه مردم نیز نشت کرده است و صاحبان کسب و کار می توانند مطالب و مراجع مختلفی را برای پیاده سازی اصول و روشهای نظارتی در همه بخش های کسب و کار خود براحتی بیابند . دوستان پیدا کردن مشکلات قبل از وقوع یعنی پیشگیری ، به تمهیداتی که برخی پس از یک اتفاق انجام می دهند پیشگیری گفته نمی شود ، بلکه هدر دادن منابعی برای بدست آوردن دانشی است . دانشی که می توان از راههای کم هزینه تری آنرا بدست آورد . در مورد حساسیت نیزباید بدانید که وقتی قرار است یک نیرو به یک کسب و کار وارد شود باید به صورت عادلانه این اتفاق بیفتد و نه آنکه به دلیل حساسیت روانی صاحب کسب و کار نظارت بر روی یک بخش بیشتر از همه باشد . این نوع نگرش فشاری متعصبانه را بر تمام آن بخش می آورد و جز غافل شدن از دیگر بخش ها و استهلاک روانی بیشتر در آن بخش سودی نخواهد داشت . همه ما افرادی را دیده ایم که چون دایی جان ناپلئون همه اتفاق ها و مشکلات را از یک منبع می بینند و از کانال های دیگر بی خبرند و ریشه همه مشکلات خود را در یک موضوع می بینند . کسب و کار شما مانند یک خودرو است ، شاید بهتر است بگویم دقیقا چرا که هر لحظه باید بدانید کجا هستید و در چه وضعیتی قرار دارید . خودرویی که باک بنزین پر و لاستیک های کهنه دارد مطمئنا با سرعتی وحشتناک تر دچار حادثه می شود . شاید وقت آن رسیده که خودروی خود را بفروشید و خودروی بهتری بخرید !!!
مهران محمدی